Dispositif Pass+ Hauts-de-Seine

Politique de protection des données à caractère personnel du Département des Hauts-de-Seine

Cette politique a pour objectif de vous informer des caractéristiques des traitements réalisés sur vos données personnelles et celles des collégiens dont vous êtes les représentants légaux (quelles données, pourquoi, comment) dans le cadre de votre recours au dispositif Pass+ et des droits dont vous bénéficiez.

En créant un compte Pass+, vous effectuez une démarche vous permettant d’accéder à un bouquet de services destiné aux collégiens et aux familles, proposé par le Départements des Hauts-de-Seine. Ainsi, grâce à votre compte Pass+, vous accédez notamment à la possibilité d’obtenir deux porte-monnaie électroniques pour les activités culturelles et sportives de vos enfants collégiens, ou aux bons plans de sorties dans le Département.

Les collégiens des Hauts-de-Seine bénéficient également via Pass+ d’une inscription à la restauration scolaire pour les collégiens scolarisés dans certains collèges publics, du remboursement total ou partiel de l’abonnement Imagine’R scolaire pour les collégiens boursiers et de la mise à disposition d’un ordinateur portable sous conditions de ressources ou pour les collégiens boursiers.

Objectifs et bases juridiques de l’utilisation de vos données personnelles :

Les traitements mis en œuvre dans le cadre du dispositif Pass+ sont fondés sur l’exécution d’une mission d’intérêt public du Département. Ils ont pour objectif :

• la création de votre compte Pass+ ;
• la gestion de votre souscription aux divers services ;
• la lutte contre la fraude, le contrôle de votre éligibilité au bénéfice des dispositifs ;
• la gestion des communications relatives aux évènements et actualités du dispositif Pass+ (évènements culturels ou sportifs, bons plans, etc.) ;
• l’établissement de statistiques générales relatives à votre utilisation des services ;
• la gestion de la restauration scolaire qui regroupe la gestion de l’inscription à la restauration scolaire, des badges d’accès et de leur distribution, de la tarification, de la réservation et de la consommation des repas, de l’accès à la restauration scolaire et du pointage, de la facturation et du recouvrement, de la communication avec les familles et de la réalisation d’enquête de satisfaction.

Les traitements liés à la gestion, à l’édition et à l'éventuelle facturation d'une carte Pass+ (en cas de perte ou de dégradation) ont pour base juridique l'exécution d'un contrat, formalisée par votre acceptation des règlements d'utilisation.

Responsabilités de traitement de vos données

Le Département des Hauts-de-Seine est responsable du traitement de vos données pour les services de porte-monnaie électronique en vue de la pratique d’activités culturelles et sportives, et les bons plans sportifs et culturels. Pour la gestion de la plateforme de téléservice Pass+, le Département a choisi un prestataire de confiance présentant des garanties de sécurité et de protection des données.

En ce qui concerne le service de restauration scolaire, la société Sodexo est la société concessionnaire choisie par le Département des Hauts-de-Seine pour la gestion de ce service. La société Sodexo et le Département des Hauts-de-Seine sont responsables conjoints du traitement des données relatives au service de restauration scolaire.

Le Département et Sodexo ont conclu un accord de responsabilité conjointe afin de définir leurs obligations respectives aux fins d'assurer le respect des exigences en matière de protection des données. Dans ce cadre, le Département assure la gestion de la création du compte Pass+ et de l’inscription à la restauration scolaire et la société Sodexo la gestion des réservations/annulation des repas et du pointage des repas consommés ainsi que la gestion de la facturation et des éventuels impayés à travers le recouvrement des familles inscrites à Pass+. Les moyens du traitement sont définis par le Département des Hauts-de-Seine et la société Sodexo, qu’il s’agisse des moyens matériels, logiciels ou encore de ressources humaines affectées à la gestion du traitement.

Afin d’exercer vos droits, vous pouvez écrire au délégué à la protection des données du Département ou de Sodexo selon la partie du traitement concernée selon les modalités précisées ci-après.

Le Département et Sodexo sont en charge de la sécurité de leurs opérations de traitement respectives. À ce titre, ils s’engagent à assurer un niveau de sécurité adapté au risque relatif au traitement, en fonction de sa nature et du type des données traitées.

Durées de conservation de vos données personnelles

Vos données sont conservées pendant toute la durée de validité de votre compte Pass+, soit pendant la durée de scolarité des collégiens bénéficiaires du dispositif.

Les données personnelles nécessaires au recouvrement des impayés sont conservées en base active le temps de la procédure de recouvrement puis en base intermédiaire pour la durée de prescription applicables. Les pièces comptables sont conservées 10 ans en base intermédiaire à compter de la clôture de l'exercice comptable.

Vos données sont conservées pour les durées ci-dessous qui sont nécessaires à l’accomplissement des objectifs décrits ci-dessus :

Destinataires de vos données personnelles

Les membres du personnel du Département et du prestataire choisi, ont accès à vos données dans les limites de leurs attributions respectives. Les informations strictement nécessaires aux besoins de gestion du dispositif sont également communiquées aux établissements d’enseignement concernés et aux partenaires du dispositif.

En cas d’inscription à la restauration scolaire, les données strictement nécessaires sont communiquées au concessionnaire en charge de la gestion de la restauration scolaire. Les informations relatives aux situations d’impayés de restauration peuvent être transmises par le concessionnaire au personnel habilité du Département.

Dans le cadre de la mise à disposition des ordinateurs portables, la liste des bénéficiaires est communiquée aux établissements d’enseignement concernés afin de pouvoir faire bénéficier les collégiens éligibles de ce dispositif.

Par ailleurs, chaque collège peut participer au traitement de vos données en vérifiant l’effectivité de l’inscription du collégien dans son établissement et en validant de ce fait les inscriptions au Pass+ si ces données ne sont pas remontées via l’API Scolarité de l’élève. Le collège peut également inscrire certaines familles au dispositif Pass+ en leur nom et pour leur compte si elles en font la demande.

En ce qui concerne les partenaires affiliés du Département, leur participation est limitée à la vérification de l’absence d’erreur concernant le bénéficiaire du Pass+ en vue d’un paiement par ce dernier via le porte-monnaie électronique. Les partenaires affiliés ont également la possibilité de communiquer auprès des bénéficiaires en se rendant visibles auprès d’eux par les moyens de communication que le dispositif Pass+ met à disposition.

Les partenaires affiliés sont autorisés à collecter à partir des données du porte-monnaie électronique les informations strictement nécessaires aux seules fins d’inscription du bénéficiaire du Pass+ à leurs propres services. Cette inscription est sous l’entière responsabilité du partenaire qui est seul responsable du traitement des données d’inscription aux activités de sa structure.

Types de données personnelles traitées et sources de ces données

L’essentiel des données nécessaires à la gestion du dispositif Pass+ (inscription, facturation et gestion des services) proviennent directement des informations que vous avez saisies sur le portail Pass+ et des pièces justificatives transmises.

Les coordonnées des familles non inscrites à la restauration scolaire et consommant des repas peuvent être transmises au Département par les collèges à partir du pointage journalier des élèves.   [ABA2] 

Nous vous informons également que lors de votre première connexion, l’API scolarité de l'élève  récupère automatiquement les informations liées à la scolarité et à l’éventuel statut de boursier des collégiens.  Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette API, vous pouvez consulter la page suivante : https://www.data.gouv.fr/dataservices/api-scolarite-de-leleve-avec-bourses

Afin de communiquer les informations relatives à vos revenus, au lieu d’adresser votre avis d’imposition sur le revenu, vous pouvez utiliser l’API Impôt particulier. Cette dernière permet de transmettre au Département les données fiscales issues de votre déclaration annuelle de revenus (revenu fiscal de référence, nombre de parts fiscales, situation familiale, adresse fiscale de taxation). Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette API, vous pouvez consulter la page suivante : https://www.data.gouv.fr/dataservices/api-impot-particulier

Lors de l’inscription au Pass+, la photographie des collégiens est collectée afin de permettre de dissuader l’utilisation frauduleuse de la carte Pass+ en cas de vol et d’en faciliter la restitution en cas de perte. Elle permet également au collège et au concessionnaire de restauration scolaire de sécuriser et de gérer le contrôle d’accès au restaurant.

Vos droits sur vos données

Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données.

Vous disposez du droit de formuler des directives générales ou particulières concernant la conservation, l’effacement et la communication des données post-mortem vous concernant.

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés.

Les modalités d’exercice de vos droits

Afin d’exercer vos droits, vous pouvez écrire au Délégué à la Protection des Données du Département des Hauts-de-Seine :

• par courrier à l’adresse suivante : Conseil Départemental des Hauts-de-Seine, à l’attention du Délégué à la Protection des Données, 92731 Nanterre Cedex
• ou par mail à l’adresse suivante :  dpo@hauts-de-seine.fr

AFIN DE PERMETTRE LE TRAITEMENT DE VOTRE DEMANDE, IL VOUS EST DEMANDE DE PRECISER DANS VOTRE DEMANDE QUE CELLE-CI CONCERNE LA GESTION DU PASS +.

Pour toute question relative au traitement de données par Sodexo dans le cadre de la restauration scolaire ou concernant spécifiquement vos consommations de repas ou vos factures de cantine, vous pouvez également contacter le DPO de la société SODEXO à l’adresse : dpo.oss.fr@sodexo.com.

Le Département et Sodexo se sont engagés à s’informer dans les meilleurs délais de toute demande reçue directement d’une personne concernée relative à un traitement dont ils ont la charge et de se porter assistance toutes les fois où cette assistance s’avèrerait utile.

Si vous estimez après nous avoir contacté que les droits sur vos données n´ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).